Contabilidad

En el apartado de contabilidad podrás crear movimientos manuales, gestionar las cuentas contables, realizar el cierre y apertura de los ejercicios contables y consultar los distintos informes contables.

En casi todos los apartados, podrás observar un selector con el ejercicio contable, si necesitamos por ejemplo generar un asiento en el año pasado, podremos cambiar el ejercicio contable en ese selector.

Plantillas

Podemos generar plantillas para después utilizarlas para crear borradores; una plantilla se quedará guardada y podrá ser reutilizada siempre que se desee; es útil para los movimientos que son siempre iguales (por ejemplo, las nóminas).

Creación y edición

Podemos crear una nueva plantilla pulsando sobre el botón y podremos editar una plantilla pulsando sobre el botón en cualquier plantilla existente.

En el formulario de plantillas tendremos los siguientes campos:

  • Nombre.Nombre de la plantilla, nos permite encontrar fácilmente nuestra plantilla.
  • Título.Título que será establecido en el borrador una vez generado.

Una vez introducidos y guardada nuestra plantilla, aparecerá la lista de los apuntes, a la que podremos agregar un nuevo apunte pulsando en . Los campos a rellenar en el nuevo apunte son:

  • Cta.Debe.Cuenta contable sobre la que se debitará el apunte.
  • Cta. Haber.Cuenta contable sobre la que se acreditará el apunte.
  • Texto.Texto para el apunte. Es establecido por defecto al título de la plantilla.
  • Importe.Importe del apunte.

Una vez generado nuestro apunte, podremos pulsar en el botón y será guardado en la base de datos.

En cualquier apunte de la plantilla podemos pulsar sobre el botón para eliminarlo.

Borradores

Los borradores son movimientos que no están traspasados a contabilidad, por lo que no son tenidos en cuenta en ningún listado o gráfica estadística.

Creación y edición

Un borrador puede ser generado manualmente, desde una plantilla o traspasando un movimiento de contabilidad.

En el formulario de borrador tendremos los siguientes campos:

  • Título.Título del borrador. Será utilizado como texto por defecto en todos los apuntes.
  • Fecha.Fecha del borrador.
  • Ejercicio.Ejercicio contable al que pertenece el borrador. Podemos cambiarlo usando el selector de ejercicio general.
  • Tipo de borrador.El tipo de borrador modifica los asientos que se generan, los distintos tipos disponibles son:
    • Asiento Factura Acreedor.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará el registro de IVA correspondiente y se creará la cartera contable para el acreedor relacionado.
    • Asiento Factura Cliente.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará el registro de IVA correspondiente y se creará la cartera contable para el cliente relacionado.
    • Asiento Factura Proveedor.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará el registro de IVA correspondiente y se creará la cartera contable para el proveedor relacionado.
    • Asiento de imputación de costes.
    • Apertura.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará un asiento de apertura, en caso de que exista otro asiento de apertura, el sistema devolverá un error.
    • Cobros y Pagos de Recibos Borrador.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará la cartera contable correspondiente.
    • Asiento Cobro Recibos Cliente.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará la cartera contable correspondiente.
    • Extendido para IVA e IRPF.Al traspasarse a contabilidad, se generará el registro de IVA correspondiente.
    • Nóminas.
    • Normal.
    • Asiento Pago Recibos Acreedor.Al traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará la cartera contable correspondiente.
    • Asiento Pago Recibos ProveedorAl traspasar a contabilidad un asiento de este tipo se generará la cartera contable correspondiente.

Una vez introducidos y guardada nuestra plantilla, aparecerá información sobre los totales y la lista de los apuntes, a la que podremos agregar un nuevo apunte pulsando en . Los campos a rellenar en el nuevo apunte son:

  • Cta.Debe.Cuenta contable sobre la que se debitará el apunte.
  • Cta. Haber.Cuenta contable sobre la que se acreditará el apunte.
  • Texto.Texto para el apunte. Es establecido por defecto al título del borrador.
  • Importe.Importe del apunte.

Una vez generado nuestro apunte, podremos pulsar en y será guardado en la base de datos.

En cualquier apunte de la plantilla podemos pulsar sobre para eliminarlo.

Al introducir una cuenta contable nos aparecerá el título de la misma en la parte superior de los totales.

Generar desde plantilla

Podemos generar un borrador a partir de una plantilla ya creada pulsando en .

Se desplegará una alerta para que seleccionar la plantilla que queremos utilizar, una vez seleccionada pulsando en se generará el borrador a partir de la plantilla.

Transferir a contabilidad

Podemos transferir a contabilidad un borrador desde el formulario de creación y edición pulsando en o desde el listado de borradores pulsando en .

Para transferir un borrador a contabilidad es obligatorio que el borrador esté cuadrado.

Movimientos

Los movimientos son los registros detallados de las operaciones financieras de tu sistema. Cada operación siempre afecta a dos cuentas (como mínimo), una cuenta que es la que se debita y otra cuenta es la que se acredita, un asiento siempre debe estar equilibrado para que sea correcto.

En el listado de movimientos podemos realizar varias operaciones, como el traspaso del movimiento a borrador, la eliminación del movimiento o la visualización de apuntes relacionados.

Listado

En el listado de movimientos podemos utilizar el filtro avanzado para filtrar los movimientos por los siguientes campos:

  • Filtrar los movimientos con descuadres.Filtrará los movimientos en los que el Debe y el Haber no coincidan. Aunque los borradores generados no pueden ser traspasados si existe algún descuadre, es posible que por algún redondeo algún movimiento generado a partir de una factura haya quedado descuadrado.
  • Fecha (desde-hasta).Filtrará los movimientos en el rango de fechas establecido, si alguno de los dos filtros no está definido, se ignorará y se tendrá en cuenta sólo el filtro que esté definido.

Apuntes

En cualquier movimiento, podemos visualizar los apuntes relacionados al mismo pulsando en , al hacerlo, se desplegará una alerta mostrando una tabla con la siguiente información:

  • Cta. Cargo.La cuenta contable en la que se ha realizado el cargo del movimiento.
  • Cta. Abono.La cuenta contable en la que se ha realizado el abono del movimiento.
  • Texto.El texto del movimiento.
  • Importe.El importe del movimiento.
  • Documento.Un vínculo hacia el documento por el cual se ha generado el movimiento. Es posible que el documento no siempre esté definido.
  • Fecha.La fecha del movimiento.

En los campos de Cta. Cargo y Cta. Abono aparecerá un botón que nos permitirá cambiar la cuenta contable del apunte.

Creación y edición

Los movimientos no pueden ser creados o editados directamente, sino que hay que generar un borrador y posteriormente traspasarlo a contabilidad.

Cuentas

Las cuentas contables son un instrumento a través del cual se registrarán todos los movimientos económicos o financieros de una empresa.

En el listado de cuentas podemos realizar varias operaciones, como la creación, actualización y eliminación de las cuentas contables.

Listado

Las cuentas contables mostradas pertenecen al ejercicio seleccionado en el selector de ejercicio general, por lo que si queremos visualizar las cuentas de otro año debemos cambiar ese selector.

En el listado de cuentas podemos utilizar el filtro avanzado para filtrar las cuentas por los siguientes campos:

  • Cuenta.Filtrará las cuentas que contengan la cuenta contable especificada.
  • Título.Filtrará las cuentas que contengan el título especificado.
  • Nivel.Filtrará las cuentas con el nivel especificado.

Creación y edición

En el formulario de cuentas tendremos los siguientes campos:

  • Cuenta.Debe ser única, si se intenta generar una cuenta existente el sistema dará un error.
  • Título.Título de la cuenta.

Cierre y apertura

Desde el cierre y apertura podemos lanzar los procesos relacionados con el cierre y apertura de nuestro ejercicio contable.

Cualquier operación que realicemos aplicará al ejercicio seleccionado en el selector de ejercicio general, por lo que si queremos operar en otro año debemos cambiar ese selector.

Encontraremos varios botones que se deben pulsar en un orden específico:

  • Crear asiento de regularización.Al pulsar se nos preguntará una cuenta a la que cargar el remanente y tendremos que indicar una cuenta del grupo 12, asímismo tendremos que indicar si queremos contabilizar las amortizaciones pendientes o no.
  • Crear asiento de cierre.Este proceso generará automáticamente el asiento de cierre para el ejercicio seleccionado.
  • Crear asiento de apertura.Este proceso generará automáticamente el asiento de apertura para el ejercicio siguiente al seleccionado, en caso de que el ejercicio no esté abierto nos mostrará un mensaje de error indicando que primero debemos abrir ese ejercicio.

Al ir realizando procesos, observaremos como los botones de eliminación se van habilitando, estos botones nos permiten deshacer los procesos en caso de que tengamos algún error o necesitamos volver a abrir nuestro ejercicio contable.

Informes

Desde la sección de informes tenemos acceso a listados detallados sobre la contabilidad de nuestra empresa.

Todos los informes pueden ser exportados a PDF.

Anuales

Podremos elegir si queremos detallar las cuentas contables o no y de qué periodo queremos obtener el informe. Se tendrá en cuenta el ejercicio contable seleccionado en el selector general.

Los diferentes balances que podemos obtener son los siguientes:

  • Generar balance de pérdidas y ganancias.Este balance nos permite conocer el beneficio o pérdida que ha obtenido la empresa durante un período de tiempo concreto. Incluye las partidas de ingresos y gastos que se producen a raíz de las operaciones que realiza una empresa. Al calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos, el balance refleja el resultado final de un ejercicio económico.
  • Generar balance de cierre.Este balance nos permite examinar que no existen asientos descuadrados en el cierre contable. Además, aporta información sobre las operaciones realizadas durante el ejercicio y nos muestra una imagen muy útil respecto a la situación de la compañía en un momento concreto.
  • Generar balance de situación.Este balance nos indica la situación financiera en la que se encuentra la empresa en un momento determinado, por lo que resulta vital para poder realizar una planificación exhaustiva en cualquier plan de negocio.

Extractos

El informe de extractos nos permite consultar todos los extractos de una cuenta contable entre dos fechas.

Este informe no tiene en cuenta el ejercicio contable sino las fechas introducidas en los campos Desde y Hasta.

Libro diario

El libro diario, también conocido como diario contable o diario general, es un registro financiero donde se anotan todas las operaciones comerciales y financieras de una empresa en el orden en que ocurren.

Cada transacción se registra en términos de debe (débito) y haber (crédito), y se proporciona una breve descripción de la transacción, además de los correspondientes importes.

Sumas y saldos

El balance de sumas y saldos, también llamado balance de comprobación es un documento que nos da los saldos, al haber o al debe, de todas las cuentas con las que operamos.

Podemos aplicar varios filtros al balance de sumas y saldos:

  • Fecha (desde-hasta).Nos permite aplicar un filtro entre fechas para los movimientos que componen el balance de sumas y saldos.
  • Cuenta (desde-hasta).Nos permite aplicar un filtro sobre las cuentas contables para el balance.
  • Nivel.Nos permite aplicar un filtro para mostrar las cuentas de un determinado nivel.
  • Omitir cuentas a cero.Si está activo, omitirá del listado las cuentas que no tengan un saldo definido.
  • Omitir asientos de cierre.Si está activo, no tendrá en cuenta los asientos de cierre.
  • Omitir asientos de regularización.Si está activo, no tendrá en cuenta los asientos de regularización.